Hoje em dia é muito comum nas empresas, encontrarmos situações onde não se identificam os principais custos e isto é um dos principais motivos de tantas empresas fechando suas portas, pois visam apenas o faturamento e não olham os custos, as despesas à serem pagas, e no final do mês a conta não fecha.
Como é de praxe, a primeira coisa que é deixada de lado são os impostos, e coisa só está piorando, pois isso não é o suficiente e nem correto, sem contar que vira uma grande bola de neve. Neste momento os bancos entram em cena e a vida financeira da empresa fica uma loucura, pois as dividas tomaram uma proporção gigante, se tornando impossíveis de serem pagas.
E qual a primeira coisa que é feita? demissão em massa, e já nesta situação a empresa não tem a mínima condição de pagar as rescisões e vamos colocar mais uma dívida na conta, processos trabalhistas, penhoras on line nas contas bancárias enfim o caos está instalado!
Entendendo os Custos
Para a empresa começar a sair de uma situação como esta, ou principalmente evitar que se caia nesta situação, é importante se organizar financeiramente e entender melhor onde estão custos, a melhor forma de administrá-los, e sempre trabalhar para reduzi-los, permitindo que eles fiquem sempre abaixo do valor de receita, ou seja, fazendo com que a empresa gere lucro.
Vamos ser bem simplistas neste post, vamos dividir os custos entre Diretos, Indiretos, Mão de Obra e Investimentos e organizá-los dentro de um plano de contas:
Custos Diretos: Todos as despesas e custos relacionados a atividade principal da empresa:
Manufatura: Matéria-Prima, Insumos produtivos, Custos com Manutenção de Máquinas, Custos com Logística e Transporte do Produto, enfim tudo que estiver relacionado diretamente ao produto final.
Serviços: Colocamos todos os recursos necessários para realização do serviço: Custos com Máquinas e Equipamentos, Mobilidade, Insumos para execução do serviço etc..
Varejo: Podemos colocar como custo diretos, os valores de aquisição do produto, o custo da logística de aquisição, estoques, insumos para movimentação, custos com vendas, etc.
Custos Indiretos: Nos custos indiretos são colocados todos custos que dão suporte à atividade principal da empresa como: Custos prediais(água, energia, alugueis, comunicação), suprimentos de copa e escritório. Estes custos são rateados no balanço mensal.
Mão de Obra: A mão de obra colocamos separadamente pois a folha de pagamento se divide entre direta e indireta:
Direta: Todos os funcionários que trabalham operacionalmente na atividade principal da empresa: Produção, Manutenção, Execução de Serviço, Etc.
Indireta: Todos os funcionários que dão suporte na realização da atividade principal da empresa: Administração, Financeiro, RH, Compras, Comercial, Engenharia etc.
Investimentos: Na conta de investimento colocamos todas as despesas que foram geradas para acrescentar e melhorar as condições do trabalho, aumento de produtividade, melhorias em qualidade, máquinas e equipamentos etc.
Como controlá-los?
A melhor forma de controlá-los é dividi-los em contas e apontar cada despesas nestas contas, desta forma identificamos onde a receita da empresa esta sendo gasta. Abaixo temos um exemplo de como podemos criar este plano de contas:
Trabalhando Preventivamente
Conhecendo seus custos e suas origens, a melhor forma de agir preventivamente é ter um bom planejamento de custos e controlá-los corretamente. A melhor forma de se fazer este planejamento é o que chamamos de "Budget" ou orçamento na tradução da palavra. Neste "Budget" colocamos todas as contas em evidência e planejamos o quanto cada conta deverá gastar mensalmente, com base no planejamento de custos para obtenção do lucro necessário para manter a empresa em pleno funcionamento, obviamente que todo este trabalho dependerá da performance das vendas da empresa, mas uma vez atingindo esta meta os custos deverão estar dentro do padrão planejado para que o resultado esperado seja alcançado. Quando uma conta ultrapassa o planejado outra, ou outras contas deverão estar abaixo do planejado, para que a meta de lucro mensal seja alcançada.
Redução de Custos
Partindo da filosofia do KAIZEN, palavra japonesa que significa "Melhoria Contínua" onde: "Nada é tão bom, que não possa ser melhorado", a empresa terá que buscar incansavelmente a redução de seus custos para melhorar ainda mais seus resultados e ficar fora deste grupo de empresas que passam por dificuldades financeiras, se a empresa tiver em seu DNA, este trabalho seguirá um curso natural e só trará benefícios à empresa. A empresa pode optar por buscar parceiros que possam lhe auxiliar no trabalho de reorganização dos processos internos, eliminando desperdícios e melhorando ainda mais seus resultados.
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Júlio Coelho
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